連鎖超市公司在商品采購計劃落實后，就進入采購作業的具體流程。



1． 供應商 準入制度


供應商 準入制度的核心是對 供應商 資格的要求，包括 供應商 資金實力、技術條件、資信狀況、生產能力等，這些基本資料要求 供應商 詳細提供并通過相關資信評估機構的確認。


經審核， 供應商 資格達到標準后，超市公司采購人員應將本方對具體供貨要求的要點向 供應商 提出，初步詢問 供應商 是否接受。具體要點包括：商品的質量和包裝要求；商品的送貨、配貨和退貨要求；商品的付款要求等等。


2． 供應商 接待制度


為了規范采購行為，超市公司應制定與 供應商 接待制度，以保證順暢的溝通渠道，接待地點應在公司采購業務部 供應商 接待室，雙方洽談內容應緊緊圍繞采購計劃、促銷計劃來進行。采購計劃包括各類別商品的總量目標及比例結構、周轉率、進貨標準、退換貨條件，以及背后服務保證等；促銷計劃包括確認廠商是否參加促銷活動、時間安排、促銷方式、優惠幅度等。這些談判內容再加上違約責任、合同變更與解除條件，以及其他合同中必須具備的內容，即形成采購合同。


3．簽訂采購合同


采購合同中有八個方面是必備的條款：


(1)每個品種的單位交易量。其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增長率等。


(2)整體交易額。包括每一次、一個月、一個季度、一年的總交易額情況，每年有何增長率等。


(3)貨款支付方式。包括銀行轉賬及期票或運期支票方式選擇，結算截止日和結算支付日，代銷、委托銷售需附的特殊條件等。


(4)運輸方法。包括運輸費和包裝費由誰承擔，運輸距離，送貨頻率，指定的交易時間，貨品包裝及包裝單位，運輸時所選的車種等質量管理程度，卸貨時的方式和數量等。


(5)交貨期限。


(6)給公司回扣的支付條件。


(7)退貨的正當條件。


(8)促銷服務事項。


4．下訂單


訂單這項工作由采購部的貨架管理員與里手共同履行，訂單量的大小取決于鋪貸方式。對于一項新商品，如果采取單店鋪貨方式，則可以最大范圍地規避風險，但是促銷影響力很小，市場對該商品的接受過程將會很長；如果采取多店鋪貨的方式，則促銷影響面廣，有可能短期內成為超市的主力商品，但是也存在很大經營風險。


因此，訂單量的確定需要在周密的市場預測的基礎上進行，不可隨意行動，以免為超市經營帶來不必要的損失。


5．商品質量監控


對進貨商品進行質量監控是超市一項重要性工作，質量監控通過驗收工作來實現， 由于驗收是超市經營的關鍵一環，其人員的選任除了需要良好的忠誠度外，還要對商 品的特性、品質及相關法規等有充分認識才能勝任。驗收的權責如下：


·商品數量的檢查事項；


·商品質量、規格的檢查事項；


·商品內容、成分的檢查事項；


·商品制造商、進口商、地址及電話的檢查事項；


·進貨廠商送貨車輛的溫度、衛生情況的檢查事項；
·進貨廠商發票與送貨內容的檢查事項；


·退換貨的檢查事項；


·送貨人員的檢查事項；


·其他有關驗收業務的處理事項。


6．付款


財務部門依據采購合同實際履行情況支付貨款。

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