一、采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容 1．采購業(yè)務(wù)談判的三項制約文件 連鎖超市公司買手同供應(yīng)商進(jìn)行談判的依據(jù)是超市公司制定的商品采購計劃，商品促銷計劃以及供應(yīng)商文件。 (1)商品采購計劃。該計劃包括商品大類、中分類、小分類(不制定單品計劃指標(biāo))等各類別的總量目標(biāo)及比例結(jié)構(gòu)(如銷售額及其比重、毛利額及其比重)、周轉(zhuǎn)率，各類商品的進(jìn)貨標(biāo)準(zhǔn)、交易條件等。 (2)商品促銷計劃。該計劃包括參加促銷活動的廠商及商品，商品促銷的時間安排，促銷期間的商品價格優(yōu)惠幅度、 廣告 費用負(fù)擔(dān)、附贈品等細(xì)節(jié)內(nèi)容。 (3)供應(yīng)商文件。商品采購計劃與促銷計劃是超市公司采購業(yè)務(wù)部制定的兩項總體性計劃，通常是針對所有采購商品制定的而不是針對某供應(yīng)商而制定的。買手同供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)談判還必須依據(jù)總部制定的供應(yīng)商文件來進(jìn)行，其內(nèi)容是： ①供應(yīng)商名單(公司名稱、地址、開戶銀行帳號、電話等)； ②供貨條件(品質(zhì)、包裝、交貨期、價格及折扣等)； ②訂貨條件(訂購量、配送頻率、送貨時間等)； ④付款條件(進(jìn)貨審核、付款、退貨抵款等)； ⑥憑據(jù)流轉(zhuǎn)程序(采購合同——訂貨單——供貨編號——形式發(fā)票——退貨單——退貨發(fā)票)。 供應(yīng)商文件實際上是要求供應(yīng)商在與連鎖商的交易中，按照連鎖企業(yè)的運作規(guī)范來進(jìn)行。 2．采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容 上述三項文件尤其是供應(yīng)商文件構(gòu)成采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容的框架，也是采購合同的基本內(nèi)容框架。具體的談判內(nèi)容主要包括： (1)采購商品——質(zhì)量、品種、規(guī)格、包裝等。 (2)采購數(shù)量——采購總量、采購批量(單次采購的最高訂量與最低訂量)等。 (3)送貨——交貨時間、頻率、交貨地點、最高與最低送貨量、保質(zhì)期、驗收方式等。 (4)退貨——退貨條件、退貨時間、退貨地點、退貨方式、退貨數(shù)量、退貨費用分?jǐn)偟取！ ?5)促銷——促銷保證、促銷組織配合、促銷費用承擔(dān)等。 (6)價格及價格折扣優(yōu)惠——新商品價格折扣、單次訂貨數(shù)量折扣、累計進(jìn)貨數(shù)量折扣、年底退傭、不退貨折扣(買斷折扣)、提前付款折扣等。 (7)付款條件——付款期限、付款方式等。 (8)售后服務(wù)保證——保換、保退、保修、安裝等。 上述談判內(nèi)容加上違約責(zé)任、合同變更與解除條件及其他合同必備內(nèi)容就形成采購合同。 二、采購合同的履行 在買手與供應(yīng)商完成采購業(yè)務(wù)談判，簽訂采購合同并正式生效后，就進(jìn)入采購合同的履行階段，這一階段主要包括訂單、質(zhì)量監(jiān)控和付款三個環(huán)節(jié)。 1．訂單 訂單這項業(yè)務(wù)由采購部的貨架管理員與里手履行。 (1)單店鋪貨與多店鋪貨的選擇。單店鋪貨是指所采購新商 品首先在超市公司某一家門店試銷，其優(yōu)點是經(jīng)營風(fēng)險小，購銷過程容易控制，缺點是促銷影響面小，市場對該新品接受慢；多店鋪貨是指所采購新商品同時在超市公司多個門店銷售，其優(yōu)點是促銷影響面廣，有可能短期內(nèi)成為公司主力商品，缺點是一旦該新品銷路不佳，其占據(jù)的貨架陳列位置會使公司損失一些獲利機會。 單店鋪貨與多店鋪貨選擇，主要取決于該新商品市場銷售的預(yù)測，若前景看好，應(yīng)多店鋪貨；若前景不明，則先在單店試銷，試銷效果不佳，盡早退出，試銷效果較好，再全面在各門店鋪貨。 (2)預(yù)鋪賣場布局和陳列貨架的選定。新品引入賣場通常與促銷活動相配合。所以新品一般可陳列在賣場進(jìn)口的端頭貨架上，并配以適當(dāng)POP 廣告 。訂單時要確定布局點和陳列貨架，并確定布局點和空貨架的騰出時間和上貨時間。 (3)配送中心倉位預(yù)留和選定。若所采購的新商品實行的是集中進(jìn)貨和配送中心統(tǒng)一配送，則采購業(yè)務(wù)人員在履行采購合同時，還將負(fù)責(zé)配送中心倉位預(yù)留和選定。倉位的預(yù)留和選定，除了要考慮商品本身物理、化學(xué)屬性外，還要考慮將來配送中心到門店距離的遠(yuǎn)近、裝卸因素以及分揀、配貨、物流加工等物流要求。 (4)供應(yīng)商送貨時間、數(shù)量的確定。供應(yīng)商送貨時間與數(shù)量要由超市公司里手(下單員)嚴(yán)格按照采購合同和連鎖超市公司銷售狀況執(zhí)行，送貨時間體現(xiàn)的是準(zhǔn)時和高效服務(wù)，既不能遲送也不能早送；送貨數(shù)量體現(xiàn)的是經(jīng)濟(jì)和低成本，既不能少送，也不能多送。 送貨時間與數(shù)量的確定，是連鎖超市公司采購業(yè)務(wù)流程中一個重要環(huán)節(jié)，也是超市公司整個經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。在此，特別提請管理者注意以下兩點： （１）送貨涉及超市公司采購部、門店、供應(yīng)商、配送中心諸多單位，各單位只有密切配合，才能使多環(huán)節(jié)很好銜接，保證采購合同的順利履行。 （２）送貨有配送和直送兩種方式，都有各自的優(yōu)勢范圍。對于不同種類，不同批量的商品，或者對于不同位置、不同距離區(qū)段的門店，選擇配送還是直送的依據(jù)是公司實行何種配送體制并要以降低物流費用為標(biāo)準(zhǔn)。超市公司應(yīng)在統(tǒng)一配送原則下，根據(jù)物流成本的實際情況，選擇那些離供應(yīng)商距離區(qū)段相對近的門店和品種單一、體積大、不易裝卸、無需加工和保鮮度高的商品，由供應(yīng)商直接將貨送到門店。 2．質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理) 質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理)既是采購部一項日常工作，也是保證采購合同順利履行的重要手段。質(zhì)量監(jiān)控的核心是超市連鎖公司根據(jù)采購合同的主要條款，制定一系列易于操作的量化標(biāo)準(zhǔn)，保證合同的正常履行，維護(hù)超市公司的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量監(jiān)控的主要量化標(biāo)準(zhǔn)有：商品質(zhì)量與數(shù)量；配送能力，缺貨率；退貨服務(wù)；售后服務(wù)等。 3．付款 雖然在程序和職能上支付貨款是由超市公司財務(wù)部按采購合同實施的，但在采購合同實際履行中，訂貨、配送、門店銷售過程都存在一些不確定因素，實際訂貨數(shù)量、訂貨時間、商品價格會隨之發(fā)生變化。所以財務(wù)部支付貨款的時間、數(shù)量應(yīng)根據(jù)采購合同實際履行情況作必要調(diào)整，調(diào)整的依據(jù)是采購部提供的實際送貨時間、送貨數(shù)量與結(jié)算金額。實踐中可通過計算不同商品貢獻(xiàn)率來確定不同商品的付款周期。 貨款支付要遵循準(zhǔn)時、準(zhǔn)額原則。既要避免由于工作疏忽或人情關(guān)系提前、超額付款，影響超市公司的流動資金使用；也要避免以大壓小，延期、欠額付款。影響超市公司同供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系。 最后，需要指出的是：連鎖超市公司商品采購管理的關(guān)鍵是在中央采購制度下，做好采購系統(tǒng)的優(yōu)化(包括商品優(yōu)化、價格優(yōu)化、促銷優(yōu)化和采購人員優(yōu)化)和采購系統(tǒng)的控制(包括計劃控制、權(quán)力制約控制、專業(yè)化分工的流程控制和制度考核控制)。
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